Implementación de tecnología OCR para agilizar el inventario de activos de TI

DESAFÍO

Tras la adquisición de otra empresa, una compañía global de optimización de centros de datos y redes necesitaba un inventario completo de activos de TI en varios sitios en Brasil. Con un código limitado en los activos y secuencias alfanuméricas a menudo escritas a mano, la empresa de soporte de TI enfrentó desafíos en el mantenimiento de la precisión del inventario y el cumplimiento de un plazo ajustado. El cliente requería un inventario confiable que reconciliara los datos físicos y contables para apoyar su integración post-adquisición y asegurar el cumplimiento de los acuerdos de compra.

¿POR QUÉ RGIS?

La sede en EE. UU. de la empresa de soporte informático recomendó a RGIS debido a nuestra experiencia comprobada en gestión de inventarios. El cliente necesitaba un socio local que pudiera desplegarse rápidamente y aprovechar la tecnología para superar las complejidades de la operación en Brasil. La agilidad y el enfoque innovador de RGIS lo convirtieron en la opción ideal para apoyar las necesidades del cliente en Brasil.

NUESTRA SOLUCIÓN

Proporcionó una solución personalizada utilizando tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), para superar los desafíos de los activos etiquetados manualmente:

• Desarrollo de Aplicaciones y Pruebas de Campo: En respuesta a la ausencia de codificación en los activos, RGIS adaptó AppSheet para leer datos alfanuméricos y caracteres especiales utilizando OCR. Tras pruebas internas, se realizó una prueba de campo exitosa en el sitio del cliente en São Paulo.
• Reconciliación de Datos en Tiempo Real: Cada día, el equipo de RGIS subía datos desde tabletas y teléfonos inteligentes, generando informes de variación diarios que permitieron al cliente actualizar su sistema en tiempo real.
• Proceso de Inventario Integral: RGIS desplegó un equipo de gerentes de proyecto, supervisores, líderes de operaciones y ASET para realizar un conteo físico completo, cubriendo 1,255 ubicaciones de bin, 11,619 números de parte y más de 33,000 activos totales en múltiples almacenes.

RESULTADOS

• Alta Precisión y Reducción de Tiempo: Con la adopción de OCR, RGIS entregó un inventario 100% conforme, reduciendo tiempo y mejorando la precisión de los datos. El cliente validó los conteos de RGIS diariamente, generando confianza en la precisión del conjunto final de datos.
• Satisfacción del Cliente Mejorada: El cliente estaba muy satisfecho con la eficiencia y precisión del inventario, completado un día antes de lo programado. La aplicación habilitada para OCR también recibió comentarios positivos por su diseño fácil de usar y precisión.
• Reconocimiento de la Innovación: El proyecto destacó los beneficios del OCR para soluciones de inventario más amplias, con la empresa de soporte de TI elogiando el enfoque innovador, permitiendo a RGIS ganar productividad en el conteo de activos y captura de datos.

CONCLUSIÓN

La empresa de soporte de TI expresó interés en los servicios de RGIS para futuras necesidades de inventario, especialmente donde se requieren herramientas no convencionales.

Este proyecto subrayó el compromiso de RGIS con la resolución de problemas a través de enfoques innovadores, demostrando que adaptar la tecnología disponible para satisfacer necesidades específicas del cliente puede dar resultados excepcionales. Con la reciente disponibilidad de RGIS Vision, proyectos futuros similares aprovecharán este ecosistema avanzado para lograr aún mayores eficiencias.